I KPI di Magazzino: la Preparazione

Nei precedenti articoli vi abbiamo illustrato come tenere sotto controllo l’entrata della merce e la sua movimentazione all’interno del magazzino a supporto delle varie attività giornaliere di lavorazione della merce stessa. Tra queste trova collocazione il processo di Preparazione che rappresenta il focus dell’articolo odierno. Nell’articolo introduttivo abbiamo sinteticamente descritto la preparazione come:

Preparazione dell’ordine cliente, dalla pianificazione del prelievo fino alla predisposizione del contenitore di spedizione passando da eventuali fasi di distribuzione ed imballo della merce prelevata.

Le fasi della Preparazione merce

Come si evince dalla definizione che è stata data, la preparazione della merce è composta da varie fasi consequenziali che possono essere più o meno presenti a seconda della tipologia di merce gestita e dal tipo di preparazione in essere.

Mi riferisco alle attività di Prelievo, Distribuzione ed Imballo che possono essere:

• contestuali
• cronologicamente dipendenti
• parzialmente delegate

Proviamo a fare qualche esempio per chiarire meglio i tre differenti scenari con i quali possiamo trovarci ad operare:

1. Contestuali: Devono essere preparate delle quantità di alcuni prodotti per una serie di punti vendita. Vengono pianificate delle missioni di preparazione che saranno prese in carico da uno o più addetti di magazzino a seconda del volume e del tempo a disposizione. Per ogni missione il preparatore si recherà all’ubicazione di prelievo di ogni singolo prodotto prelevando il quantitativo richiesto e posizionandolo all’interno di un contenitore che poi sarà utilizzato per la spedizione al cliente. Con questa modalità operativa si effettua contemporaneamente al prelievo anche la distribuzione del quantitativo all’interno dell’imballo finale.
2. Cronologicamente dipendenti: Qualora i prodotti richiesti siano in comune tra molti destinatari potrebbe essere più conveniente ottimizzare la prima fase effettuando quello che in gergo si chiama prelievo massivo. Questa attività ha il compito di recuperare il totale della quantità richiesta di ogni prodotto mettendola a disposizione per la successiva fase di distribuzione puntuale per ogni singolo punto vendita. La distribuzione può avvenire avvalendosi di strumenti manuali, semi-automatici o completamente automatizzati. I cartoni ottenuti dalla distribuzione verranno messi a disposizione per la successiva fase di imballo per l’allestimento del contenitore di spedizione.
3. Parzialmente delegate: Una ulteriore ottimizzazione potrebbe essere ottenuta eliminando completamente la fase di prelievo facendo entrare in magazzino le quantità necessarie per soddisfare la richiesta di una serie di punti vendita ed indirizzando la merce, una volta controllata, direttamente all’area di distribuzione e non a quella di stoccaggio.

In ogni caso esistono personalizzazioni ed integrazioni delle modalità sopra descritte dipendenti dall’organizzazione che ci vogliamo dare, dalla tipologia di merce gestita e dagli spazi di magazzino a disposizione da mettere in relazione con il tempo che intercorre tra l’approvvigionamento della merce e la consegna al destinatario finale.

Dobbiamo comunque effettuare una scomposizione del processo in fasi ed attività atomiche che vengono effettuate durante lo svolgimento del lavoro giornaliero in modo da ottenere una matrice operativa sulla quale collocare gli indicatori più appropriati da utilizzare per la valutazione della prestazione attuale e della distanza rispetto all’obiettivo aziendale che ci stiamo prefiggendo.

Scomposizione delle fasi di un processo di preparazione

Di seguito trovate una possibile catalogazione con relativa scomposizione delle fasi presenti all’interno di un processo di preparazione merce.

• PIANIFICAZIONE
  • Ricevimento/ Inserimento ordini PDV
  • Evasione ordini
  • Generazione attività di prelievo
• PRELIEVO
  • Esecuzione attività di prelievo
• DISTRIBUZIONE
  • Distribuzione della merce prelevata
• IMBALLO
  • Imballo della merce distribuita
• VERIFICHE CONFORMITA’
  • Verifiche conformità preparazione – Controllo qualità

Una volta aver esaminato la scomposizione del processo di preparazione merce in fasi e attività atomiche, possiamo passare all’esame degli indicatori che riteniamo più utili raggruppati per ambito di pertinenza ricordandovi che è buona norma mettere a confronto un valore auspicato con quello effettivamente rilevato in modo da evidenziare casistiche fuori range da analizzare criticamente per intraprendere opportune azioni di miglioramento.

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Volume

Sono gli indicatori che possono essere utilizzati per dare un dimensionamento al volume movimentato nel magazzino da un punto di vista di missioni, pallet, quantità, tempo dedicato ma che difficilmente, da soli, riescono a dare una percezione di come si stia lavorando e di quali eventuali ottimizzazioni intraprendere sia da un punto di vista di processo che di organizzazione operativa.

Per questo non riportiamo nessun valore specifico ma riteniamo utili tutti gli indicatori complementari alla corretta interpretazione degli indicatori riportati nelle altre direttrici di analisi.

Efficacia

Un primo elemento da osservare riguarda lo sforzo necessario per effettuare la preparazione della merce secondo la pianificazione del lavoro che è stata fatta. Suggeriamo quindi di monitorare l’efficacia della presa in fase di prelievo rispetto alla percorrenza che deve essere sostenuta all’interno del magazzino.

Indicatore	Descrizione
Incidenza numero colli/righe prelievo	Rapporto tra il numero di colli e le righe di prelievo. Utile per valutare l’incidenza della presa.
Percorrenza media in metri per collo o pallet	Metri percorsi mediamente da un collo nella preparazione a colli sfusi o da un pallet in quella a pallet pieni. Può rivelarsi interessante per una valutazione dell’efficacia della pianificazione e della disposizione della merce presente in magazzino rispetto al processo in esame.

Efficienza

Altro aspetto da tenere sotto controllo è quello relativo alla modalità di svolgimento dei compiti assegnati agli addetti di magazzino.

Suggeriamo di monitorare la produttività media oraria per addetto che a seconda della tipologia di merce o di preparazione può essere più indicato valutare a livello di colli, pallet, peso o volume gestito.

Queste informazioni possono essere utili per valutare il corretto dimensionamento della forza lavoro da destinare ad una attività. Possono inoltre evidenziare delle inefficienze da analizzare opportunamente per intraprendere delle azioni correttive.

Indicatore	Descrizione
Colli sfusi/ora per addetto	Numero di colli sfusi orari per singolo addetto. Può essere interessante anche effettuare un calcolo differenziato per turno di lavoro (notturno, diurno).
Pallet pieni/ora per addetto	Numero di pallet pieni orari per singolo addetto. Può essere interessante anche effettuare un calcolo differenziato per turno di lavoro (notturno, diurno).
Peso/ora per addetto	Peso orario per singolo addetto. Può essere interessante anche effettuare un calcolo differenziato per turno di lavoro (notturno, diurno).
Volume/ora per addetto	Volume orario per singolo addetto. Può essere interessante anche effettuare un calcolo differenziato per turno di lavoro (notturno, diurno).

Livello di servizio

Riveste inoltre un aspetto di primaria importanza la valutazione del servizio che riusciamo a garantire al cliente.

Suggeriamo quindi di tenere sotto controllo il grado di completezza dell’ordine inteso come differenza tra quanto richiesto e quanto fornito potendo analizzare se l’eventuale disservizio è dovuto all’assenza della quantità richiesta o ad errori di preparazione interni al magazzino.

Indicatore	Descrizione
Incidenza della quantità inevasa rispetto a quella ordinata	Rapporto tra la quantità inevasa e quella ordinata. Permette di valutare percentualmente l’adeguatezza dell’assortimento presente in magazzino rispetto alle esigenze del cliente.
Incidenza della quantità mancante rispetto a quella evasa	Rapporto tra la quantità mancante in fase di preparazione e quella evasa. Permette di valutare percentualmente la corretta corrispondenza e gestione della giacenza di magazzino.
Incidenza errori prelievo	Rapporto tra la quantità prelevata e quella da prelevare. Permette di valutare percentualmente l’accuratezza della fase di prelievo.
Incidenza errori distribuzione	Rapporto tra la quantità distribuita e quella da distribuire. Permette di valutare percentualmente l’accuratezza della fase di distribuzione.
Incidenza errori imballo	Rapporto tra la quantità imballata e quella da imballare. Permette di valutare percentualmente l’accuratezza della fase di imballo.

Per concludere, ricordandovi il prossimo appuntamento dedicato al processo di Spedizione e Trasporto, ecco una piccola scheda riepilogativa da conservare.