Con l’articolo di oggi prende avvio il nostro ciclo di appuntamenti dedicato a mettere in evidenza la relazione tra l’analisi di processo e l’implementazione di un sistema di Data Intelligence per misurarne l’andamento.
Nel precedente articolo, di introduzione alla serie, dopo aver elencato gli ambiti di pertinenza in cui catalogare i KPI di magazzino e aver identificato i processi e la relativa scomposizione, abbiamo sinteticamente descritto il processo di entrata della merce in magazzino come:
Gestione della pianificazione dell’entrata merce, indipendentemente dalla causale di ingresso, dal ricevimento del trasporto, allo scarico in deposito e fino al controllo dell’uscita dell’automezzo passando da fasi di riscontro fisico e contabile di quanto ricevuto.
Abbiamo anche detto che deve essere effettuata una scomposizione in fasi ed attività atomiche che vengono effettuate durante lo svolgimento del lavoro giornaliero in modo da ottenere una matrice operativa sulla quale collocare gli indicatori più appropriati da utilizzare per la valutazione della prestazione attuale e della distanza rispetto all’obiettivo aziendale che ci stiamo prefiggendo.
In questa pagina:
Scomposizione delle fasi di un processo di entrata merce
Di seguito trovate una possibile catalogazione con relativa scomposizione delle fasi presenti all’interno di un processo di entrata merce che potrebbe avere bisogno di alcune revisioni ed aggiustamenti a seconda della specificità sia organizzativa che merceologica che ci troviamo ad affrontare.
- PIANIFICAZIONE
- Emissione ordini
- Inserimento prenotazioni di scarico
- Inserimento documenti contabili
- ARRIVO AUTOMEZZO
- Identificazione Vettore
- Identificazione Ordine
- Identificazione Prenotazione
- Identificazione Autista
- Verifiche conformità all’ingresso
- Generazione scheda ingresso
- Autorizzazione allo scarico
- RISCONTRO CONTABILE
- Verifiche correttezza articoli
- Verifiche correttezza quantità
- Verifiche correttezza pallettizzazione
- Assegnazione carico a risorsa
- SCARICO AUTOMEZZO
- Chiamata allo scarico
- Scarico merce
- Scarico supporti
- Verifiche conformità allo scarico
- Ripallettizzazione
- RISCONTRO FISICO
- Conta
- Etichettatura
- Verifiche conformità al riscontro fisico- controllo qualità
- CARICO AUTOMEZZO
- Carico supporti
- USCITA AUTOMEZZO
- Chiusura scheda d’ingresso
- Verifiche conformità all’uscita
Non tutte le attività sopra elencate incidono nello stesso modo nella valutazione della conduzione della fase di lavoro di competenza e non tutte le fasi hanno la stessa rilevanza ai fini di un’analisi dello stato di salute del processo in esame. Esistono però degli aspetti cardine sui quali porre attenzione e concentrarsi.
Di seguito trovate gli indicatori della logistica che riteniamo più utili da monitorare raggruppati per ambito di pertinenza.
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Volume
Sono gli indicatori che possono essere utilizzati per dare un dimensionamento al volume in ingresso nel magazzino da un punto di vista di automezzi, ordini, articoli, quantità, tempo dedicato ma che difficilmente da soli riescono a dare una percezione di come si stia lavorando e di quali eventuali ottimizzazioni intraprendere sia da un punto di vista di processo che di organizzazione operativa.
Per il volume non riportiamo nessun valore specifico ma riteniamo utili tutti gli indicatori complementari alla corretta interpretazione degli indicatori riportati nelle altre direttrici di analisi.
Efficacia
Un aspetto sicuramente molto importante riguarda la gestione degli arrivi sia da un punto di vista di identificazione dei corretti requisiti, per essere autorizzati allo scarico della merce, sia da un punto di vista di tempo di attraversamento dell’automezzo dal momento dell’arrivo a quello dell’uscita.
Suggeriamo quindi di monitorare tale tempistica segmentandola nel tempo di sosta nel piazzale, nel tempo si sosta in banchina per lo scarico e nel tempo necessario per le attività post-scarico prima di lasciare il magazzino. In questo modo possiamo ottenere delle indicazioni importanti da un punto di vista di pianificazione degli arrivi per identificare degli slot di scarico opportuni in base agli spazi a disposizione allocandoli in modo efficace.
Possiamo inoltre mettere in relazione il tempo auspicato con quello effettivamente impiegato in modo da evidenziare casistiche fuori range da analizzare criticamente per intraprendere opportune azioni di miglioramento.
| Indicatore | Descrizione |
| Tempo medio di attesa chiamata allo scarico | Tempo medio che intercorre tra l’arrivo dell’automezzo e la chiamata alla ribalta per lo scarico della merce. Rappresenta quindi il tempo di attesa nel piazzale. |
| Tempo medio di permanenza in ribalta | Tempo medio che intercorre tra la chiamata allo scarico e la conclusione dello scarico stesso. Rappresenta quindi il tempo necessario alle attività di presa in carico della merce in ingresso in magazzino. |
| Tempo medio di permanenza in magazzino | Tempo medio che intercorre tra l’arrivo dell’automezzo e l’uscita. Rappresenta quindi il tempo di attraversamento. |
Efficienza
Altro aspetto da tenere sotto controllo è quello relativo alla gestione della merce in ingresso sia da un punto di vista di scarico che di controllo fisico e conteggio. Suggeriamo di monitorare la produttività media oraria delle differenti attività sia da un punto di vista generale (quantità attività/ore attività complessive) che di addetto (quantità attività addetto/ore attività addetto).
Queste informazioni possono essere utili per valutare il corretto dimensionamento della forza lavoro da allocare rispetto agli ingressi previsti e alla complessità dello scarico e del tipo di controllo da effettuare dovuto alla tipologia di merce gestita (pallettizzata, sfusa, valore). Possono inoltre evidenziare delle inefficienze da analizzare opportunamente per intraprendere delle azioni correttive.
| Indicatore | Descrizione |
| Media oraria colli/pallet scaricati complessivi | Numero medio di colli o pallet orari scaricati nel tempo complessivo dedicato all’attività dal magazzino. |
| Media oraria colli/pallet scaricati per addetto | Numero medio di colli o pallet orari scaricati nel tempo complessivo dedicato all’attività dal singolo addetto. |
| Media oraria colli/pallet contati complessivi | Numero medio di colli o pallet orari contati nel tempo complessivo dedicato all’attività dal magazzino. |
| Media oraria colli/pallet contati per addetto | Numero medio di colli o pallet orari contati nel tempo complessivo dedicato all’attività dal singolo addetto. |
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Livello di servizio
Obiettivo molto importante è quello di monitorare il livello di servizio fornito e ricevuto perché da un lato costituisce la cartina di tornasole di come veniamo percepiti all’esterno e dall’altro consente di analizzare puntualmente la qualità del servizio ricevuto.
Due aspetti da tenere sotto controllo sono quindi la puntualità e la precisione alla consegna sia a livello di fornitore che di vettore e sia a livello di tipologia di ordine di entrata o merce gestita.
Utilizzando questi indicatori è anche possibile realizzare un’analisi ABC ottenendo una classificazione per evidenziare gli stakeholder più attendibili o quelli a cui dedicare maggiore attenzione.
| Indicatore | Descrizione |
| Incidenza degli ordini ricevuti fuori data prevista consegna rispetto al totale degli ordini ricevuti | Rapporto tra il numero di ordini ricevuti al di fuori del giorno previsto di consegna e il totale degli ordini ricevuti. Permette di valutare percentualmente il non rispetto della data di consegna stabilita a livello di prenotazione dell’ingresso in magazzino. Eventualità che può causare qualche difficoltà ed alterare la pianificazione definita. |
| Incidenza degli ordini ricevuti in anticipo/ritardo rispetto al totale degli ordini ricevuti | Rapporto tra il numero di ordini ricevuti nel giorno previsto di consegna, ma in anticipo o in ritardo rispetto alla fascia oraria di prenotazione, e il totale degli ordini ricevuti. Permette di valutare percentualmente il non rispetto dell’orario di consegna stabilito a livello di prenotazione dell’ingresso in magazzino. Eventualità che può causare qualche difficoltà ed alterare la pianificazione definita. |
| Incidenza della differenza tra le quantità ordinate, presenti in bolla e riscontrate fisicamente rispetto alla quantità ordinata | Permette di valutare percentualmente sia lo scostamento tra quanto ordinato e quanto dichiarato sul documento contabile di accompagnamento e lo scostamento tra quanto ordinato e quanto effettivamente ricevuto in magazzino. Costituisce un indicatore importante per valutare la precisione della merce in ingresso rispetto a quella prevista. |
| Incidenza dei colli respinti allo scarico rispetto al totale dei colli presenti in bolla | Rapporto tra il numero di colli respinti allo scarico e il numero di colli totali presenti in bolla. Permette di valutare percentualmente l’accuratezza nell’allestimento e nel trasporto della merce in ingresso. |
| Incidenza dei colli respinti alla conta rispetto al totale dei colli riscontrati fisicamente | Rapporto tra il numero di colli respinti allo conta e il numero di colli totali controllati. Permette di valutare percentualmente l’accuratezza nell’allestimento e nel trasporto della merce in ingresso. |
Per concludere, ricordandovi il prossimo appuntamento dedicato al processo di Movimentazione Interna, ecco una piccola scheda riepilogativa da conservare:
