Data Governance: cos’è e quali sono i vantaggi per la tua azienda

Nell’era digitale, i dati rappresentano uno degli asset più preziosi per le aziende. Tuttavia, senza una gestione strutturata e strategica, questo patrimonio rischia di diventare un’opportunità mancata o, peggio, una fonte di rischio. Qui entra in gioco la Data Governance.

Ma qual è il significato della Data Governance e quali benefici può portare alla tua azienda?

Proviamo a fare un esercizio mentale rispondendo ad alcune semplici domande che devono essere declinate adeguatamente su un insieme di use-case che l’azienda ritiene core per il proprio business.

WHAT            Quali dati vengono gestiti? Come sono definiti?

WHERE         Dove vengono immagazzinati i dati? Come si spostano e vengono movimentati?

WHY               Perché conservo i dati? Come li uso?

WHO               Chi utilizza i dati? Chi sono gli owner?

Qualunque sia l’ambito e la domanda specifica la risposta sarà più chiara se siamo in grado di individuarne il perimetro, comprenderne il significato, condividerla con i ruoli coinvolti in modo da gestire ed organizzare opportunamente l’azione da intraprendere attribuendo la corretta rilevanza aziendale.

Dobbiamo portare valore lungo il percorso di vita del dato, sia da un punto di vista business che tecnico, innescando una interconnessione tra le diverse esigenze fornendo un quadro che connetta le persone ai processi e alla tecnologia assegnando responsabilità.

Cos’è la Data Governance?

La Data Governance può essere definita come l’insieme di metodologie e attività necessarie per integrare sistemi eterogenei, standardizzare i dati e il loro significato rendendoli tra loro consistenti.

In altre parole è il processo di gestione della disponibilità, usabilità, integrità e sicurezza dei dati nei sistemi aziendali sulla base di standard interni e politiche che ne controllano anche l’utilizzo in relazione agli obiettivi di business.

Un’efficace governance dei dati garantisce che questi ultimi siano coerenti e affidabili e non vengano utilizzati in modo improprio garantendo un significato chiaro e univoco del termine associato all’informazione facendolo diventare così patrimonio condiviso tra le varie figure aziendali che ricoprono ruoli diversi.

Data Governance aziendale: perché è importante

Oggi quando parliamo di Data Governance non vediamo più questo processo come confinato all’ambito IT.

Nello scenario digitale attuale, la Data Governance coinvolge tutti, dai responsabili dei dati (l’IT aziendale) agli utilizzatori, e tutti devono sapere come identificarli, capirli e usarli per migliorare il lavoro e individuare nuove opportunità limitando i rischi collegati al loro uso. 

Non importa dove i dati si trovino o in quale formato siano conservati: i dati corretti e di qualità devono essere sempre disponibili per essere utilizzati dalle persone autorizzate in funzione dei corretti obiettivi, e per riuscirci occorrono

• impegno strategico continuo
• collaborazione diffusa
• disponibilità di tecnologie abilitanti che forniscano una visione olistica dei dati che comprende dove risiedono, chi e quali sistemi li utilizzano, come accedervi e gestirli.

Nel momento in cui IT e Business collaborano e condividono risorse, processi e tecnologie, i processi decisionali diventano più rapidi e fluidi e le aziende possono valutarne l’impatto sulla base di un repertorio completo di informazioni affidabili.

Obiettivi della Data Governance: quali sono

In termini generali l’obiettivo della Data Governance coincide con il portare in azienda una cultura data-driven del lavoro creando un valore aggiunto a partire dal proprio patrimonio informativo. Deve diventare un atteggiamento continuo da assumere sistematicamente nelle dinamiche aziendali quotidiane.

Gli innumerevoli dati presenti in un’azienda diventano un asset di valore solo quando sono utilizzati in maniera trasversale andando oltre il dominio limitato e parziale di singole aree di business. Il ciclo di vita dei dati deve essere armonizzato attraverso processi definiti e condivisi che coinvolgano tutti i potenziali stakeholder garantendo il trattamento e l’utilizzo corretto sia per prendere decisioni basate su dati affidabili, sia per evitare un uso improprio dei dati personali e sensibili per l’organizzazione.

È proprio quello dell’univocità dell’informazione e della corretta gestione e condivisione in azienda la chiave del successo.

Tra i principali obiettivi perseguibili abbiamo:

• evitare silos di dati incoerenti tra diversi dipartimenti e unità di business aziendali
• concordare una comune definizione dei dati per una comprensione ed usabilità condivisa
• Migliorare la Data Quality attraverso gli sforzi per identificare e correggere gli errori presenti nel set di dati
• aumentare la precisione delle analisi fornendo ai decision-makers informazioni affidabili
• implementare ed applicare politiche che aiutino a prevenire errori ed usi impropri dei dati
• aiutare a garantire la conformità con leggi sulla privacy dei dati ed altre normative
• capire come le varie informazioni vengono utilizzate all’interno dell’azienda
• tener traccia delle informazioni chiave che servono a determinati scopi
• descrivere il tipo di trasformazioni che subiscono i dati nei processi
• evidenziare le interdipendenze tra dati e sistemi aziendali

I ruoli coinvolti nel processo di Data Governance

Una gestione efficace della Data Governance richiede la partecipazione di diverse figure chiave all’interno dell’organizzazione. Tra i ruoli principali troviamo:

• Chief Data Officer (CDO): responsabile della strategia complessiva e della supervisione delle iniziative di Data Governance.
• Data Steward: incaricato di garantire la qualità e l’integrità dei dati attraverso il monitoraggio quotidiano.
• Data Owner: responsabile dei dati all’interno di un’area specifica dell’azienda, con autorità decisionale sulla loro gestione.
• IT Specialist: supporta la Data Governance fornendo le infrastrutture tecnologiche necessarie per la gestione e la sicurezza dei dati.
• Legal e Compliance Officer: garantisce che le politiche di Data Governance rispettino le normative vigenti.

Il coinvolgimento di queste figure è essenziale per assicurare che le iniziative di Data Governance siano efficaci e sostenibili nel tempo.

Le sfide della Data Governance

Se gli obiettivi che ci prefiggiamo sono di sicuro interesse e valore per l’azienda, dobbiamo metabolizzare che come risvolto della medaglia abbiamo un costo da pagare.

Costo inteso come sforzo:

• Organizzativo, per la definizione di un insieme di regole, procedure e ruoli per innescare un processo efficiente

• Formativo, per sostenere la diffusione e l’ampio coinvolgimento aziendale  in modo da ottenere un processo efficace

• Economico, per finanziare l’acquisizione di strumenti adeguati per la corretta gestione

Scendendo ancora più in dettaglio possiamo individuare alcuni elementi da prendere in considerazione:

• Chiarezza dei ruoli, attribuendo la responsabilità sui dati individuando i ruoli decisionali di riferimento

• Perimetro di analisi
  1. Definire gli use-case di interesse prefiggendosi grandi obiettivi a piccoli passi
  2. Includere la gestione del rischio e della sicurezza dei dati come componenti core di governance
• Alfabetizzazione aziendale
  1. Prevedere istruzione e formazione con meccanismi di monitoraggio della loro efficacia in un’ottica di continuo miglioramento
  2. Instaurare una cultura collaborativa incoraggiando l’ampia partecipazione di tutti gli stakeholder dell’informazione
  3. Costruire fiducia in una informazione ottenuta che sia aggiornata, affidabile e navigabile
• Strumenti, attraverso l’uso di sistemi adeguati di documentazione e navigazione dei dati