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ADMENTA Italia S.p.a. è la holding italiana della società McKesson Europe leader a livello globale nella catena di fornitura di servizi sanitari, gestione di farmacie, oncologia per la comunità e fornitura di soluzioni tecnologiche per la salute. La branch italiana guida il settore delle forniture di servizi e soluzioni tecnologiche sanitarie, distribuzione di farmaci e di gestione di farmacie con 204 esercizi sul territorio italiano.
L’introduzione delle normative di legge sulla fatturazione elettronica e sulla gestione elettronica degli ordini ha spinto Admenta ad aggiornare i processi di gestione del ciclo attivo e passivo, automatizzando l’acquisizione di informazioni e eliminando alcuni passi manuali di gestione delle informazioni, anche grazie all’introduzione di nuovi strumenti applicativi.
In questo contesto ingaggia Gung per integrare il proprio staff interno con le competenze necessarie a ridisegnare l’intero processo di invio e ricezione fatture e a svolgere le attività di software selection per l’acquisizione del nuovo sistema di fatturazione elettronica e archiviazione sostitutiva.
Anno: 2018-2020
Team di progetto: Tommaso Guerra – Senior Consultant; Lara Dal Monte – Project Manager
Categoria Servizio: Digital Transformation
La situazione di partenza
La gestione amministrativa e contabile in una holding facente parte di una multinazionale è di per sé un processo complesso da gestire.
Admenta aveva già una soluzione per produrre fatture in formato PDF, archiviarle e distribuirle via PEC in alcuni casi. Per il ciclo passivo, aveva un processo di acquisizione automatica dei dati dai documenti cartacei (trasformandoli poi in PDF) o direttamente da PDF, processo che consentiva una contabilizzazione semiautomatica.
Per la parte di gestione ordini, Admenta utilizzava diversi canali, dall’ecommerce B2B al call center per la raccolta di ordini telefonici, fino alla ricezione ordini via fax.
I risultati
I nuovi processi ad alta integrazione e digitalizzazione hanno consentito di mantenere limitato il numero di risorse della struttura amministrativa nonostante l’aumento significativo del volume di documenti da trattare.
Admenta oggi ha a disposizione reportistiche della gestione finanziaria più rapide e ha raggiunto l’integrazione con il sistema nazionale degli ordini NSO in tempi anticipati rispetto alle scadenze complete di legge, mettendo a punto l’intero processo in attesa dell’obbligatorietà ulteriore per gli ordini di servizi che arriverà dal 2021.
Le attività svolte da Gung
Con l’introduzione della fatturazione elettronica, abbiamo rivisto l’intero processo di invio e ricezione fatture, introducendo un sistema per lo scambio con lo SDI e un sistema di contabilizzazione automatica per il ciclo passivo.
Abbiamo affiancato Admenta per:
- ridisegnare il processo di invio e ricezione delle fatture
- definire la gara di software selection per l’acquisizione del nuovo sistema di fatturazione elettronica e archiviazione sostitutiva
- gestire il progetto di implementazione e definire i requisiti funzionali di dettaglio.
A valle di questa scelta, abbiamo introdotto il sistema di contabilizzazione automatica che si è integrato con il sistema di gestione della fatturazione elettronica e con l’ERP aziendale.
Completata questa parte di progetto, abbiamo contribuito alla selezione del sistema di gestione degli ordini elettronici, estendendo il sistema di fatturazione elettronica e definendo processi e procedure per la nuova gestione, e supportato Admenta nella ridefinizione del processo, nella stesura dei requisiti di integrazione con gli altri sistemi informatici e nelle procedure operative di gestione e controllo.